1. Leistungsumfang und allgemeine Nutzerpflichten

Die Kanzlei STEINS WIMMER STEINS stellt Mandanten auf deren Wunsch für die elektronische Kommunikation und Datenübermittlung Online-Akten zur Verfügung. Diese ermöglichen in Echtzeit den Zugriff auf freigegebene Daten und Dokumente aus den von der Kanzlei für die Mandatsbearbeitung elektronisch geführten Mandantenakten. In umgekehrter Richtung ermöglichen es die Online-Akten dem Mandanten, mandatsbezogene oder allgemeine Nachrichten an die Kanzlei zu versenden, Dateien (insbesondere Dokumente) zur weiteren Bearbeitung in der Kanzlei direkt in die dort elektronisch geführten Mandantenakten hochzuladen oder auf elektronischem Wege Mandatsaufträge zu erteilen.

Die Kommunikation erfolgt insoweit über eine hochgesicherte und verschlüsselte Verbindung. Der freigegebene Leistungsumfang und die einzelnen Funktionalitäten ergeben sich aus der jeweiligen Online-Akte. Die Kanzlei behält sich vor, die Möglichkeit des Zugriffs auf freigegebene Online-Akten und deren Inhalte jederzeit zu ändern oder einzuschränken. Ein Rechtsanspruch auf eine Nutzung besteht nicht. Der Dienst wird dem Mandanten kostenfrei als Service zur Verbesserung einer beschleunigten und gesicherten Kommunikation zur Verfügung gestellt.

Stellt die Kanzlei neue Nachrichten oder Inhalte für den Mandanten in eine Online-Akte ein, erhält der Mandant hierüber in der Regel eine automatisch generierte Benachrichtigung per Email. Ungeachtet dessen bleibt der Mandant verpflichtet, seine Online-Akten regelmäßig auch selbst auf eingegangene Nachrichten oder Veränderungen zu überprüfen. Die regelmäßige Kontrolle soll wöchentlich vorgenommen werden. Eine kürzere Zeitspanne ist immer dann geboten, wenn dem Mandanten aufgrund des Gegenstands und des Ablaufs des jeweiligen Mandatsverhältnisses bekannt oder zumindest erkennbar ist, dass er eine konkrete Information erwartet bzw. zu erwarten und hierauf ggf. zu reagieren hat.

Haben sich die Kontaktdaten des Mandanten – insbesondere die von ihm für die Versendung der vorgenannten Benachrichtigung angegebene Email-Adresse – geändert, ist er verpflichtet, die Kanzlei hierüber unverzüglich zu informieren. Eine Pflicht der Kanzlei zur Erkundigung beim Mandanten, ob er Benachrichtigungsemails erhalten, Zugriff auf seine Online-Akten erlangt oder Kenntnis von deren Inhalt genommen hat, besteht nicht.

Entscheidet sich der Mandant zur Nutzung, sind sowohl er, als auch die Kanzlei angehalten, die Online-Akte grundsätzlich als Portal für die elektronische Korrespondenz betreffend aller freigeschalteten gegenwärtigen und künftigen Mandatsverträge zu nutzen, soweit und solange im Einzelfall nicht etwas anderes vom Mandanten gewünscht oder die Nutzung eines anderen Kommunikationsweges geboten ist.

2. Nutzungsberechtigte, Legitimation und Geheimhaltung

Nutzungsberechtigt sind der Mandant und seine Bevollmächtigten. Für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei Hinzuziehung von Bevollmächtigten ist der Mandant verantwortlich. Mandanten und deren Bevollmächtigte werden im Folgenden einheitlich als „Nutzer“ bezeichnet.

Zur Anmeldung verwendet der Nutzer seine persönlichen, ihm von der Kanzlei für den Erstzugriff mitgeteilten Identifikations- und Legitimationsdaten (Benutzername und Passwort).

Mit Hilfe des von der Kanzlei übermittelten Benutzernamens und Passwortes legitimiert sich der Nutzer gegenüber der Kanzlei. Der Nutzer hat dafür Sorge zu tragen, dass kein unberechtigter Dritter in den Besitz der Identifikations- und Legitimationsdaten gelangt. Der Nutzer ist für die Geheimhaltung seiner Identifikations- und Legitimationsdaten verantwortlich. Die Kanzlei regt an, die Identifikations- und Legitimationsdaten nicht zu notieren oder z.B. auf der Festplatte des Rechners zu speichern sowie bei der Eingabe der Identifikations- und Legitimationsdaten sicherzustellen, dass Dritte diese nicht ausspähen können.

Der Kanzlei gegenüber gilt derjenige, der sich mit den Identifikations- und Legitimationsdaten anmeldet, als berechtigt und als vom Mandanten bevollmächtigt, rechtsverbindliche Erklärungen über die mit den Online-Akten eröffneten Kommunikationswege abzugeben.

Sollte der Nutzer Identifikations- und Legitimationsdaten lokal auf dem Rechner des Nutzers oder in seinem Netzwerk speichern, kann die Kanzlei die Vertraulichkeit der über die Online-Akte zugänglich gemachten Informationen nicht garantieren.

Wenn ein Nutzer feststellt, dass eine andere Person von den Identifikations-und Legitimationsdaten Kenntnis erhalten hat oder der Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung besteht, ist der Nutzer verpflichtet, sein Passwort unverzüglich selbst zu ändern oder durch die Kanzlei ändern zu lassen. Bei Änderung wird das bisherige Passwort ungültig.

Für sämtliche mit dem Verlust von Identifikations- und Legitimationsdaten beim Nutzer verbundene Zugangs-Hindernisse und damit ggf. einhergehende Rechtsnachteile des Mandanten haftet die Kanzlei nicht. Ist dem Mandanten ein Zugang nicht oder nicht mehr möglich, ist er im eigenen Interesse verpflichtet, die Kanzlei unverzüglich hierüber zu informieren und sich ggf. einen neuen Zugang einrichten zu lassen.

3. Behandlung der vom Nutzer übermittelten Daten durch die Kanzlei

Die vom Nutzer übermittelten Daten unterliegen der anwaltlichen Schweigepflicht und werden vertraulich behandelt. Auf die Datenschutzerklärung der Kanzlei wird verwiesen.

Von der Kanzlei eingesetzte Hilfspersonen oder Erfüllungsgehilfen sind vertraglich zur entsprechenden Verschwiegenheit verpflichtet.

4. Schutz vor Schadsoftware und Verletzung fremder Rechte

Der Mandant ist verpflichtet, die von ihm für die Nutzung der Online-Akten verwendeten IT-Systeme nach dem Stand der Technik gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen und sämtliche an die Kanzlei übermittelten Dateien zuvor mit einem stets aktuellen Virenscanner zu überprüfen. Das Hochladen von ungeprüften oder mit sog. „Schadsoftware“ (Viren, Malware etc.) befallenen Dateien ist untersagt.

Der Mandant hat stets sicherzustellen, dass die von ihm über die Online-Akten an die Kanzlei übermittelten Daten und Inhalte keine fremden Rechte Dritter verletzen oder Beschränkungen unterliegen, die einer Verarbeitung, Speicherung oder Nutzung in einer Datenbank entgegenstehen.

5. Haftung

Für Schäden, die dadurch entstehen, dass Daten oder Inhalte aus Online-Akten des Mandanten unberechtigten Dritten zugänglich werden oder verloren gehen, haftet die Kanzlei nur soweit, wie sie dies vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat. Diese Haftungsbeschränkung gilt auch zugunsten der genannten Hilfspersonen, deren Mitarbeitern sowie evtl. an die Stelle dieser Hilfspersonen tretende Dritte.

6. Sonstige

Die Kanzlei ist berechtigt, diese Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Hierüber erhält der Mandant sodann gesondert Nachricht. Sämtliche Nutzungsbedingungen gelten neben etwa vereinbarten allgemeinen oder besonderen Mandatsbedingungen und ‑absprachen. Diese sind ggf. ergänzend auszulegen.